FAQ

Les rapports intermédiaires ou d’avancement couvrent une période de 12 mois et décrivent clairement les activités du projet réalisées, la collaboration entreprise avec les parties prenantes du projet, l’utilisation des ressources et le degré de réalisation des résultats attendus. L’ensemble des documents du rapport doit être soumis à l’Autorité contractante dans les 60 jours suivant la fin de la période de rapportage (re : Annexe II, articles 2.5 et 15.1, option 2).

L’ensemble complet des documents du rapport se compose des éléments suivants (a) un rapport intermédiaire (avec des sections narratives et financières sur 12 mois ; Annexe VI) ; (b) un rapport de vérification des dépenses (à rédiger par l’auditeur autorisé selon l’article 2.5 des  conditions spéciales ; Annexe VII), accompagné d’une ventilation détaillée des dépenses ; et (c) une demande de paiement (pour un préfinancement supplémentaire après le préfinancement initial et pour le solde du montant final ; Annexe V).

Rapport descriptif intermédiaire

Rapport financier

TdR- Modèle de rapport de constatations factuelles et de spécifications techniques pour une vérification des dépenses

Tableau de transactions-Modèle de rapport de constatations factuelles et de spécifications techniques pour une vérification des dépenses

Modèle de demande de paiement

Le rapport final contient le même ensemble de rapports que le rapport intermédiaire, mais cette fois-ci en utilisant le modèle du rapport final (rapport narratif final et rapport financier final), y compris une version finale du cadre logique présentant le niveau final de réalisation des résultats attendus. Cet ensemble de rapports doit être soumis à l’Autorité contractante dans les trois mois suivant la fin de la période de référence (cf. Annexe II, articles 2.5 et 15.2).

Rapport descriptif final

Un “per diem” est une allocation journalière en cas de missions nécessitant un séjour d’une nuit en dehors de la base normale d’opérations pour le personnel du projet dans le cadre de missions (inter)nationales liées au projet et pour la participation du personnel hors projet à des événements spécifiques du projet (séminaires, conférences, réunions). Elle couvre l’hébergement, les repas, les déplacements locaux sur le lieu de la mission et les frais divers. Les indemnités journalières sont remboursées ou, en tout état de cause, le plafond est fixé en fonction du nombre de nuits passées sur l’événement et non du nombre de jours. Les indemnités journalières doivent être basées sur les coûts réels ou sur les taux normalement appliqués par l’organisation de l’employeur, mais ne doivent pas dépasser les taux fixés dans le budget (annexe III du contrat de subvention) ni les barèmes des indemnités journalières officielles de l’UE au moment de la signature du contrat de subvention.

Per diem rates

Le tableau du budget prévisionnel se compose de trois sections :

• Les prévisions pour l’année 1 comme indiqué dans le budget de contrat
• Les dépenses réelles encourues durant l’année 1. Les chiffres de cette colonne doit correspondre à ceux du rapport financier intermédiaire soumis.
• La prévision (réaliste) pour la période de 12 mois suivant (année 2) correspondant au plan d’action mis à jour dans le rapport narratif.

Rapport financier